EU-Login und EPREL-Konto erstellen

Im ersten Schritt muss der Lieferant ein EU-Login sowie ein Konto in EPREL erstellen. Dabei wird die Person, die sich zum ersten Mal für einen Lieferanten in EPREL anmeldet und ein Konto für den Lieferanten anlegt, ohne von einem bestehenden Nutzer eingeladen worden zu sein, automatisch dessen Administrator. Die Rolle des Lieferanten-Administrators kann später an einen anderen Lieferanten-Administrator delegiert werden. Auch kann der Lieferanten-Administrator weitere Nutzer aus seiner Organisation einladen. Diese Nutzer müssen in EPREL registriert werden.

Unter „Lieferanten Organisation“ fragt EPREL, ob die Organisation eine juristische oder natürliche Person ist: Diese Angabe bezieht sich auf die Rechtsnatur der Lieferanten-Organisation und nicht auf den einzelnen Nutzer, der im Namen der Lieferanten-Organisation Produkte in EPREL registriert.

Verifikation durch qualifiziertes elektronisches Siegel

Organisationen müssen sich durch einen qualifizierten elektronischen Vertrauensdienst verifizieren lassen. Nur mit einer Verifikation werden registrierte Produkte bei der Suche in EPREL auf der öffentlichen Seite angezeigt!

Neue und bestehende Organisationen werden zunächst als „Nicht verifiziert“ (UNVERIFIED) eingestellt. Der Verifizierungsprozess kann nur von dem Lieferanten-Administrator ausgelöst und verwaltet werden. Dazu muss der Lieferanten-Administrator das qualifizierte elektronische Siegel in EPREL hochladen, das EPREL intern überprüft. Das qualifizierte elektronische Siegel muss der Norm ETSI EN 319 412-1 entsprechen. Der Lieferanten-Administrator wird bei jedem Schritt des Prozesses per E-Mail benachrichtigt.

Wichtig: Stand März 2023 ist das elektronische Prüfverfahren in EPREL nur für Lieferanten mit der Rechtsnatur „juristische Person“ verfügbar! Für Lieferanten mit einer Rechtsnatur „natürliche Person“ gibt es noch keine elektronische Verifizierung. Die Einführung einer der Geschäftsform juristischen Person adäquaten Verifikation für die natürliche Person ist im Laufe des Jahres 2023 geplant. Damit können Lieferanten mit der Geschäftsform natürliche Person in der Anfangsphase der Einführung des Verifikationsprozesses nicht überprüft werden. Das hat zur Folge, dass Produkte dieser Organisationen in EPREL zwar registriert werden, EPREL sie aber bei einer Suche nicht anzeigt. Diese Produkte werden nur angezeigt nach Eingabe der EPREL-Nummer oder Scannen des QR-Codes auf dem EU-Energielabel am Produkt und enthalten den Zusatz „Lieferant ist nicht verifiziert“. Im vertraulichen Konformitätsteil sind die Produktdaten von nicht verifizierten Lieferanten verfügbar und können von der Marktüberwachung auf ihre Produktkonformität überprüft werden.

Die Verifizierung ist ein einfacher 3-Schritte-Prozess und wird unter der Navigation „Organisation, Verifikation“ gestartet. Wichtig: Die in EPREL unter Organisation eingetragenen Angaben müssen exakt übereinstimmen mit den Metadaten aus dem qualifizierten elektronischen Siegel! Für Organisationen mit Sitz in Nordirland (Organisationen mit dem Ländercode "GB", "XI" oder "UK") prüft EPREL auch die Postleitzahl. Gibt es Fehler bei der Übereinstimmung – und das können auch versehentlich eingefügte Leerzeichen sein – lehnt EPREL die Verifikation ab!

Sobald die Organisation „verifiziert“ ist, werden alle registrierten Produkte für die Suche auf der öffentlichen Seite nach maximal 24 Stunden veröffentlicht.

Besteht die Organisation die Überprüfung nicht, bleibt sie „nicht verifiziert“. Der Verifizierungsprozess kann aber jederzeit neu gestartet und so oft wie nötig wiederholt werden. EPREL beschränkt nicht die Anzahl der Versuche, die eine Organisation braucht, um ihre Verifizierung erfolgreich abzuschließen.

Lieferanten-Administratoren haben die Rechte, Organisationsdaten zu bearbeiten. Wichtig: Werden Identifikationsdaten in EPREL (wie Organisationsname, Adresse usw.) bereits verifizierter Organisationen geändert, ändert sich automatisch der Status der Organisation in „nicht verifiziert“, da durch die Änderungen die Angaben nicht mehr mit den Metadaten auf dem qualifizierten elektronischen Siegel übereinstimmen.

In diesem Fall muss der Verifizierungsprozess erneuert werden, mit einem neuen qualifizierten elektronischen Siegel, das die neuen Daten für die Organisation enthält.

Die aktuelle Liste qualifizierter elektronischer Vertrauensdienste ist auf der EU-Seite veröffentlicht.

Eingabe der Produktdaten durch Lieferanten

Nach dem Login in EPREL öffnet sich die Startseite, auf der Schaltflächen angeordnet sind, die zum Bereich der Datenbank der jeweiligen Produktgruppe führen. Jede Schaltfläche ist mit dem Namen der Produktgruppe und ihrem Symbol versehen.

Hinter der Schaltfläche einer Produktgruppe öffnet sich eine Seite mit der Bezeichnung „Suchkriterien“. Hat ein Lieferant bereits Produkte in EPREL hochgeladen, werden sie hier angezeigt. Jeder Lieferant kann nur seine eigenen Produkte sehen. Also nur die Produkte, die durch „seinen“ Lieferanten-Administrator seines Bereiches (z. B. Abteilung) hochgeladen worden sind.

Oben rechts auf dieser Seite befindet sich eine grün unterlegte Schaltfläche, mit der ein neues Produkt oder gleichwertiges Modell registriert werden kann. Die Registrierung von Produkten kann manuell, aber auch maschinell, IT-gestützt, erfolgen.

Nun müssen Handelsmarke und Modellkennung angegeben werden. Erst nach Eintrag dieser Angaben, gelangt man über die Schaltfläche „erstellen“ auf die nächste Seite, auf der alle Daten zum jeweiligen Produkt eingetragen werden müssen

Die Eingabe aller erforderlichen Angaben folgt der Navigation am linken Rand: „Informationen für die Öffentlichkeit“, „Label/Datenblatt“, „Technische Dokumentation“, „Gleichwertige Modelle“, „Kontaktangaben für die Öffentlichkeit“, „Compliance-Kontaktangaben“ (diese Kontaktangabe ist für die Marktüberwachung nur im vertraulichen Bereich sichtbar), „Andere Modellkennung“, „Länder des Inverkehrbringens“, „Versionen“.

Unter „Technische Dokumentation“ müssen die technischen Unterlagen entsprechend Artikel 12, Nr. 5 a) bis f) der VERORDNUNG (EU) 2017/1369 hochgeladen werden. Hier ist für jede Unterlage eine Schaltfläche verfügbar. Es können mehrere Unterlagen einzeln oder eine Datei mit allen Daten der entsprechenden Schaltfläche hochgeladen werden. Sind alle erforderlichen Daten eingegeben worden, quittiert EPREL die Vollständigkeit mit Häkchen für jedes vorhandene Dokument.

EPREL hilft korrekte Daten anzugeben. Für die verschiedenen Produktgruppen sind jeweils Minimal- und Maximal-Werte hinterlegt. Werden Werte außerhalb des Bereiches eingetragen, weist EPREL darauf hin und lehnt diese, nicht plausiblen Daten ab.

Um die Eingaben für ein Produkt abzuschließen, müssen die Felder unter "Kontaktangaben für die Öffentlichkeit“ unbedingt ausgefüllt werden. Diese Kontaktangabe erscheint dann auf dem Produktdatenblatt unten. Sind alle Eingaben erfolgt, ändert sich die Schaltfläche oben rechts von „unvollständig“ und rot unterlegt auf „vollständig“ und gelb unterlegt. In den nächsten 24 Stunden kopiert das System automatisch die öffentlich zugänglichen Daten in den öffentlichen Teil von EPREL und die Schaltfläche wechselt auf „veröffentlicht“ und ist grün unterlegt.

Der Lieferant ist für die Richtigkeit aller in EPREL veröffentlichten Daten verantwortlich.

Dateiformate

Dokumente, die für EPREL erbracht werden müssen, sind in den Formaten jpg, tiff, png oder pdf zu erstellen. Diese Dateien müssen eine Auflösung von 1024 x 1024 haben und dürfen nicht größer als 2 MB sein, andernfalls lehnt EPREL die Dateien ab.

Datentransfer

Grundsätzlich bestehen drei Möglichkeiten des Datentransfers zu EPREL:

1. Manuelle Dateneingabe für einzelne Produkte
2. Manuelle ZIP-Dateien, basierend auf XML-Protokoll. Der XML-File enthält alle erforderlichen Daten aller ausgewählten Produkte. Zusammen mit E-Mails oder weiteren Anhängen kann ein Zip-File kreiert und in EPREL hochgeladen werden.
3. System-to-System-Datenaustausch (eDelivery) für einen sicheren Datenaustausch, wenn eine große Anzahl von Produkten hochgeladen werden müssen.

EU-Energielabel erstellen

Wenn alle für das Produktdatenblatt erforderliche Daten eingetragen sind, fragt EPREL, ob der Lieferant das EU-Energielabel selbst erzeugen möchte. Wird hier kein Häkchen gesetzt, erzeugt EPREL automatisch das Label in verschiedenen Versionen: schwarz/weiß, bunt, hochaufgelöst/geringe Auflösung in den Formaten jpg, png, svg und pdf. Zum Druck wird das pdf-Format empfohlen. Der große Vorteil bei der Nutzung von EPREL ist, dass Fehler bei Größe, Farbe und Darstellung des Labels vermieden werden.

Soll ein selbst erzeugtes Label verwendet werden, wird es unter der Navigation „Lieferant Label“ eingestellt.

EPREL-Registriernummer

Auf der Seite „Informationen für die Öffentlichkeit“ müssen alle Werte eingegeben werden, die für das Produktdatenblatt und das EU-Energielabel erforderlich sind. In diesem Status kreiert das System auch die EPREL-Registriernummer. Sie wird oben rechts auf der Seite angezeigt. Diese Nummer ist wichtig, da sie eindeutig einem bestimmten Produkt bzw. gleichwertigen Modell zugeordnet und Basis für den QR-Code dieses Produkts ist. Diese Nummer erzeugt EPREL nur einmal für ein Produkt! Wird ein Produkt versehentlich gelöscht, wird damit auch die EPREL-Nummer gelöscht. Das im Verkauf erhältliche Produkt, das mit dem EU-Energielabel und dem darauf angegebenen QR-Code ausgestellt sein muss, ist dann aber nicht mehr in der Datenbank auffindbar.

Zugang zu Daten für Marktüberwachung aus Großbritannien

Auf der Seite "Informationen für die Öffentlichkeit“ befindet sich auch ein „Brexit-Kästchen“. Die Voreinstellung ist so gewählt, dass die britischen Marktüberwachungsbehörden das Produkt nicht sehen können. Soll jedoch die Marktüberwachung in Großbritannien das Produkt sehen dürfen, muss das mit einem Häkchen in dem Kästchen aktiviert werden.

Zeitpunkte: Produkt zum ersten Mal auf dem Markt und wann es vom Markt genommen wird

Eine wichtige Angabe ist, wann das Produkt zum ersten Mal auf den Markt kommt. Denn: Ab diesem Zeitpunkt muss das Produkt in EPREL sowohl im öffentlich zugänglichen Bereich für Kundinnen und Kunden als auch im vertraulichen Bereich für die Marktüberwachung sichtbar sein.

Der Zeitpunkt, an dem das Produkt vom Markt genommen wird, ist zum Zeitpunkt seiner Markteinführung nicht verpflichtend einzutragen. Dieser Eintrag kann später erfolgen, da die Lieferanten zum Zeitpunkt der Registrierung in der Regel nicht wissen, wann ein Produkt vom Markt genommen wird. Es kann ein Datum in ferner Zukunft oder „Null“ eingetragen werden. Bei Null oder noch nicht erreichtem Datum kann der Lieferant die technischen Daten nicht löschen.

Aufbewahrungsfrist

Nach einer Aufbewahrungsfrist der Daten von 15 Jahren nach dem Ende des Inverkehrbringens (Datum in EPREL) oder einen anderen Zeitraum, falls das im delegierten Rechtsakt festgelegt oder angepasst an die durchschnittliche Lebensdauer eines Produkts ist, können Lieferanten diese Daten aus dem Konformitätsteil entfernen.

Die öffentlichen Daten bleiben auf unbestimmte Zeit in EPREL verfügbar.

Allgemeine Informationen

Die hier zusammengestellten Informationen (Stand: 03/2023) sind nicht rechtsverbindlich. Sie sollen einen allgemeinen Überblick geben, wie die Datenbank befüllt wird und auf einige wichtige Details hinweisen.

Ständig aktualisierte und ausführliche Informationen über EPREL, allerdings nur in englischer Sprache, sind im EPREL-Wiki zusammengestellt unter

In der Broschüre “European Product Registry for Energy Labeling (EPREL) – Guideline - User profile creation, organization creation and supplier verification process” ist ausführlich auf Englisch beschrieben, wie die Datenbank befüllt werden muss.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte direkt an den EPREL-Helpdesk.

Bei Fragen politischer Natur über EPREL schicken Sie diese bitte an ENER-ENERGY-LABELLING@ec.europa.eu.

Öffentlicher Teil

Die Nutzerinnen und Nutzer des öffentlichen Teils finden in EPREL alle gebotenen Informationen über energieverbrauchsrelevante Produkte, die zur Kaufentscheidung für energieeffiziente Produkte führen sollen. Sie können, ohne sich zu registrieren, Energieetiketten sowie einheitliche und damit vergleichbare Produktdatenblätter über in der EU in Verkehr gebrachte energieverbrauchsrelevante Produkte herunterladen. Die öffentlichen Daten bleiben auf unbestimmte Zeit in EPREL verfügbar.

Handelsunternehmen erhalten über EPREL die Produktdatenblätter auf alternativem Weg. Expertinnen und Experten, die an energie-/ressourcenpolitischen Analysen interessiert sind, können diese offenen Daten verwenden, um "Apps" und andere Vergleichsinstrumente zu entwickeln.

So hat die BAM zur Einführung des neuen EU-Energielabels im März 2021 eine App veröffentlicht, mit der energierelevante Informationen über den QR-Code leicht abgerufen werden können. Die App ist in deutscher und englischer Sprache in Google Play und im Apple App Store unter dem Suchbegriff „Energielabel“ kostenlos erhältlich. Sie bietet zahlreiche nützliche Funktionen: In einer Merkliste können Produktdaten abgespeichert, verwaltet oder geteilt werden. Ein Label-Lotse informiert umfassend über das neue Energielabel; eine Checkliste sowie Entscheidungshilfe und Ratgeber-Funktion erleichtern die Produktauswahl. Ein Glossar erklärt alle wichtigen Begriffe rund um das neue Energielabel, zudem können aktuelle Verordnungen im PDF-Format eingesehen werden.

Mit der App sollen Verbraucherinnen und Verbraucher, Handelsunternehmen und Marktüberwachungsbehörden unterstützt werden. Auch steht die App allen EU-Mitgliedstaaten zur Nutzung zur Verfügung.

Die EU-Energielabel-App

Weiterführende Informationen