Registrierung von Produkten in der EU-Datenbank EPREL

Mit der Verordnung (EU) 2017/1369 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 4. Juli 2017 zur Festlegung eines Rahmens für die Energieverbrauchskennzeichnung und zur Aufhebung der Richtlinie 2010/30/EU wurde die Produktdatenbank mit der Bezeichnung European Product Registry for Energy Labelling, kurz EPREL, in Europa eingeführt. Seit dem 1. Januar 2019 müssen alle energieverbrauchsrelevanten Produkte, die unter einen delegierten Rechtsakt fallen (also nur Produkte mit einem EU-Energielabel), in dieser Datenbank registriert werden, bevor sie in Europa in Verkehr gebracht werden dürfen.

Die Programmierung von EPREL leitet die Europäischen Kommission und sie wird technisch umgesetzt durch die Generaldirektion Energie. Betrieben wird die Datenbank durch die Kommission, die auch für ihre Verfügbarkeit und die IT-Sicherheit zuständig ist. Die IT-Sicherheit unterliegt strengen Datenschutzvorschriften sowie weiteren spezifischen Rechtsvorschriften, die bereits für eine Reihe anderer Datenbanken und Informationssysteme, die die EU verwaltet, erlassen wurden.

Die Datenbank ist eingebettet auf der Website der Europäischen Kommission. Derzeit ist die Sprache nur Englisch. In diesem Jahr soll sie in allen europäischen Sprachen verfügbar werden. Die Website erkennt die Spracheinstellungen im Nutzerprofil und wird die Sprache anzeigen, die im Browser- und Sprachmenü eingestellt ist.

Die Datenbank besteht aus einem vertraulichen Konformitätsteil und einem öffentlichen Teil. Der vertrauliche Konformitätsteil ist nur zugänglich nach Registrierung des jeweiligen Nutzers und ist vorgesehen für Lieferanten, Marktüberwachungsbehörden und Mitglieder der EU-Kommission. Bei den Lieferanten unterscheidet EPREL zwischen Herstellern, Importeuren und autorisierten Repräsentanten. Lieferanten können nur ihre eigenen Produkte sehen. Also nur die Produkte, die durch einen Administrator ihres Bereiches hochgeladen werden.

Grafik zur Produktdatenbank EPREL

Quelle: Europäische Produktdatenbank EPREL

Eingabe von Produktdaten durch Lieferanten

Nach der Registrierung in EPREL öffnet sich die Startseite, auf der Schaltflächen angeordnet sind, die zum Bereich der Datenbank der jeweiligen Produktgruppe führen. Jede Schaltfläche ist in der Mitte mit einem Symbol der Produktgruppe versehen, unterlegt in blau oder grün.

Die Farbcodierung gibt den Stand der Regulierung wieder. Grün eingefärbt sind die Schaltflächen der Produktgruppen, die bereits unter die neuen Regulierungen nach 2019 fallen. Mit Stand zum 1. September 2021 sind das Haushaltswaschmaschinen, Haushaltswaschtrockner, Haushaltsgeschirrspüler, Haushaltskühlgeräte, Kühlgeräte mit Direktverkaufsfunktion, elektronische Bildschirme, Lichtquellen und Reifen.

Hinter der Schaltfläche einer Produktgruppe öffnet sich eine Seite mit der Bezeichnung „Search criteria“ (Suchkriterien). Hat ein Lieferant bereits Modelle in EPREL hochgeladen, werden sie hier angezeigt. Oben rechts auf dieser Seite befindet sich eine grün unterlegte Schaltfläche, mit der ein neues Modell oder Gleichwertiges Modell registriert werden kann. Die Registrierung kann manuell, aber auch maschinell, IT-gestützt, erfolgen.

Zunächst müssen „Trademark“ (Handelsmarke und Model identifier (Modellkennung) angegeben werden. Erst nach Eintrag dieser Angaben, gelangt man über die Schaltfläche „create“ (erstellen) auf die nächste Seite, auf der alle Kennwerte des jeweiligen Produktes eingetragen werden müssen.

Die Eingabe aller erforderlichen Angaben folgt der Navigation am linken Rand: Public Information (öffentliche Informationen), Label/Fiche (Label/Produktdatenblatt), Technical Documentations (Technische Unterlagen), Equivalent Models (Gleichwertige Modelle), Public Contacts (Kontakt Öffentlichkeit, wie z.B. Kundendienst), Compliance Contacts (Kontakt im vertraulichen Bereich für die Marktüberwachung), Other Model Identifier (andere Modellidentifikation), Countries of Placement (Länder, in denen das Produkt auf dem Markt ist), Versions (Versionen). Sind alle erforderlichen Daten eingegeben, wechselt die Farbe der Schaltfläche oben rechts von rot mit dem Hinweis „incomplete“ (unvollständig) auf gelb „complete“ (vollständig). Wird die Eingabe von EPREL hochgeladen, ist sie publiziert und grün.

Zurück zur Seite „Öffentliche Informationen“: Hier müssen alle Werte eingegeben werden, die für das Produktdatenblatt und das EU-Energielabel erforderlich sind. In diesem Status kreiert das System auch die EPREL-Registriernummer. Sie wird oben rechts auf der Seite angezeigt. Diese Nummer ist wichtig, da sie eindeutig einem bestimmten Modell zugeordnet und Basis für den QR-Code dieses Modells ist. Diese Nummer erzeugt EPREL nur einmal für ein Modell! Wird ein Modell (versehentlich) gelöscht, wird damit auch die EPREL-Nummer gelöscht. Das im Verkauf erhältliche Produkt, das mit dem EU-Energielabel und dem darauf angegebenen QR-Code ausgestellt sein muss, ist dann aber nicht mehr in der Datenbank auffindbar.

Auf Seite „Öffentliche Informationen“ befindet sich auch ein „Brexit-Kästchen“. Die Voreinstellung ist so gewählt, dass die britischen Marktüberwachungsbehörden das Produkte nicht sehen können. Soll jedoch die Marktüberwachung in Großbritannien das Produkt sehen dürfen, muss das mit einem Häkchen in dem Kästchen aktiviert werden.

EPREL hilft korrekte Daten anzugeben. Für die verschiedenen Produktgruppen sind jeweils Minimal- und Maximal-Werte hinterlegt. Werden Werte außerhalb des Bereiches eingetragen, weist EPREL darauf hin und lehnt diese, nicht plausiblen Daten ab.

Eine wichtige Angabe ist, wann das Produkt zum ersten Mal auf den Markt kommt. Denn: Ab diesem Zeitpunkt muss das Produkt in EPREL sowohl im öffentlich zugänglichen Bereich für Kundinnen und Kunden als auch im vertraulichen Bereich für die Marktüberwachung sichtbar sein. Der Zeitpunkt, an dem das Produkt vom Markt genommen wird, ist nicht verpflichtend einzutragen. Dieser Eintrag kann später erfolgen, wenn dieser Zeitpunkt bekannt ist.

Müssen zusätzliche Informationen für das Produktdatenblatt erbracht werden, sind die Dokumente in den Formaten jpg, tiff, png oder pdf zu erstellen. Diese Dateien müssen eine Auflösung von 1024 x 1024 haben und dürfen nicht größer als 2 MB sein, andernfalls lehnt EPREL die Dateien ab.

Wenn alle für das Produktdatenblatt erforderliche Daten eingetragen sind, fragt EPREL, wie das EU-Energielabel erzeugt werden soll. Lieferanten können wählen, ob sie die mit ihrer eigenen Software erzeugte Label hochladen oder EPREL dazu nutzen wollen. Wenn EPREL das Label automatisch erzeugen soll, muss in dem entsprechenden Kästchen ein Haken gesetzt werden.

Auf der Seite unter der Navigation „Label/Produktdatenblatt“ kann das EU-Energielabel nun erzeugt werden. Wurde vorher ausgewählt, dass EPREL das Label fertigen soll, wird das hier erneut angezeigt. Klickt man nun auf die Schaltfläche „Label erzeugen“, öffnet sich ein Fenster mit verschiedenen Labelversionen: schwarz/weiß, bunt, hochaufgelöst/geringe Auflösung in den Formaten jpg, png, svg und pdf. Zum Druck wird das pdf-Format empfohlen. Der große Vorteil bei der Nutzung von EPREL ist, dass Fehler bei Größe, Farbe und Darstellung des Labels vermieden werden.

Soll ein selbst erzeugtes Label verwendet werden, wird es im zweiten Bereich auf dieser Seite unter Lieferant Label (Supplier Label) eingestellt.

Im dritten Bereich auf dieser Seite wird das Produktdatenblatt erzeugt (Product information sheet generation). Derzeit sind Produktdatenblätter nur auf Englisch erhältlich. Die Übersetzungen für alle EU-Sprachen sollen bis Ende 2021 vorliegen.

Die technischen Unterlagen entsprechend Artikel 12, Nr. 5 a) bis f) der VERORDNUNG (EU) 2017/1369 müssen ebenfalls hochgeladen werden. Dazu muss am linken Rand die Navigation „Technical Documentations“ (Technische Unterlagen) gewählt werden. Hier ist nun für jede Unterlage eine Schaltfläche verfügbar. Es können mehrere Unterlagen einzeln oder eine Datei mit allen Daten der entsprechenden Schaltfläche hochgeladen werden. Sind alle erforderlichen Daten eingegeben worden, quittiert EPREL die Vollständigkeit mit Häkchen für jedes vorhandene Dokument.

Um die Eingaben für ein Modell abzuschießen, müssen die Felder unter der Navigation „Public Contacts (Öffentliche Kontakte) unbedingt ausgefüllt werden. Diese Kontaktangabe erscheint dann auf dem Produktinformationsdatenblatt unten. Ist die Eingabe zum öffentlichen Kontakt erfolgt, ändert die Schaltfläche oben rechts von unvollständig und rot unterlegt (incomplete) auf vollständig und gelb unterlegt (complete). In der folgenden Nacht kopiert das System automatisch die öffentlich zugänglichen Daten in den öffentlichen Teil von EPREL und die Schaltfläche wechselt auf veröffentlicht (published) und grün unterlegt. Das Hochladen weiterer, freiwilliger Dokumente, wie beispielsweise Reparaturanweisungen, ist zunächst nicht vorgesehen.

Alternativ lässt sich mit einem XML-File eine große Anzahl von Modellen zeitgleich hochladen. Der XML-File enthält alle erforderlichen Daten aller ausgewählten Modelle. Zusammen mit E-Mails oder weiteren Anhängen kann nun ein Zip-File kreiert und in EPREL hochgeladen werden kann. Dazu muss man in der Navigationsleiste oben „Products“ und dann „up load page“ anklicken. Für dieses Hochladen sind eingehende IT-Kenntnisse erforderlich.

Der Lieferant ist für die Richtigkeit aller in EPREL veröffentlichten Daten verantwortlich.

Nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist von 15 Jahren (oder eines anderen Zeitraums, falls im delegierten Rechtsakt festgelegt oder angepasst an die durchschnittliche Lebensdauer eines Produkts) nach dem Ende des Inverkehrbringens (Datum in EPREL) können Lieferanten diese Daten aus dem Konformitätsteil entfernen. Das System kann Daten nach dieser Zeit automatisch löschen, sofern das "Datum Ende des Inverkehrbringens" eingegeben und erreicht wurde. Da die Lieferanten zum Zeitpunkt der Registrierung in der Regel nicht wissen, wann ein Produkt vom Markt genommen wird, kann als Datum „Null“ eingetragen beziehungsweise ein Termin in weiter Zukunft festlegt werden. Bei Null oder noch nicht erreichtem Datum kann der Lieferant die technischen Daten nicht löschen.

Diese Informationen sollen einen allgemeinen Überblick geben, wie die Datenbank befüllt wird und sind nicht rechtsverbindlich. Die Datenbank wird ständig weiterentwickelt. Die Informationen entsprechen dem Stand vom August 2021.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte direkt an den EPREL-Helpdesk.

Öffentlicher Teil

Die Nutzerinnen und Nutzer des öffentlichen Teils finden in EPREL alle gebotenen Informationen über energieverbrauchsrelevante Produkte, die zur Kaufentscheidung für energieeffiziente Produkte führen sollen. Sie können, ohne sich zu registrieren, Energieetiketten sowie einheitliche und damit vergleichbare Produktdatenblätter über in der EU in Verkehr gebrachte energieverbrauchsrelevante Produkte herunterladen. Die öffentlichen Daten bleiben auf unbestimmte Zeit in EPREL verfügbar.

Handelsunternehmen erhalten über EPREL die Produktdatenblätter auf alternativem Weg. Expertinnen und Experten, die an energie-/ressourcenpolitischen Analysen interessiert sind, können diese offenen Daten verwenden, um "Apps" und andere Vergleichsinstrumente zu entwickeln.

So hat die BAM zur Einführung des neuen EU-Energielabels im März dieses Jahres eine App veröffentlicht, mit der energierelevante Informationen über den QR-Code leicht abgerufen werden können. Die App ist in deutscher und englischer Sprache in Google Play und im Apple App Store unter dem Suchbegriff „Energielabel“ kostenlos erhältlich. Sie bietet zahlreiche nützliche Funktionen: In einer Merkliste können Produktdaten abgespeichert, verwaltet oder geteilt werden. Ein Label-Lotse informiert umfassend über das neue Energielabel; eine Checkliste sowie Entscheidungshilfe und Ratgeber-Funktion erleichtern die Produktauswahl. Ein Glossar erklärt alle wichtigen Begriffe rund um das neue Energielabel, zudem können aktuelle Verordnungen im PDF-Format eingesehen werden.
Mit der App sollen Verbraucherinnen und Verbraucher, Handelsunternehmen und Marktüberwachungsbehörden unterstützt werden. Auch steht die App allen EU-Mitgliedstaaten zur Nutzung zur Verfügung.

Die EU-Energielabel-App